Den 09.03.2018
|
|
Behandling af personoplysninger
i virksomheden “zone10” (cvr 33014864)
|
© Olejann Malchau Udarbejdet på baggrund af skriftligt materiale vedrørende Persondataforordningen, samt efter seminar forestået af Thorsten Kranz fra advokatfirmaet Bech-Bruun.
Stilles til rådighed for medlemmerne i RABforum og SundhedsRådet.
|
|
Uden ansvar. |
Indholdsfortegnelse
1. Lovgivningens rammer - teori
1.1 Baggrund................................................................................
1.1.1 Persondataforordning………………………………………………………
1.1.2 Tilsluttende dansk lovgivning……………………………………………..
1.2 Krav………………………………………………………………………………….………...
1.3 Ansvar……………………………………………………………………….……..….…….
1.3.1 Ansvar for data………………………………………………………….……….
1.3.2 Ansvar for databehandlingen……………………………….…………….
1.3.3 Samtykkeerklæring………….……………………………….…………..….
1.4 Videregivelse…………………………………………….....…………….……….….
1.4.1 Aftale om databehandlingen…………….…………………………..…..
1.4.2 Lovreguleret videregivelse……………………………………………..….
1.4.3 Back-up og ”cloud”……………………………………….…………….…….
1.5 Opbevaring af personlige oplysninger………………………..….……
1.6 Dokumentationskrav……………………………………………………………….
1.6.1 Behandlingen af personoplysninger skal dokumenteres.……
1.6.2 Risikoanalyse…………………………………………………………….…….…
2. Sådan gør vi – praksis i/hos ”zone10”
2.1 Behandling af personoplysninger…………………………………………
2.1.1 Typer af personoplysninger……………………………………………...
2.1.2 Samtykkeerklæring…………………………………………………………..
2.2 Ansvaret for personoplysningerne……………………………………….
2.2.1 Dataansvarlig…………………………………………………………………….
2.2.2 Databehandler…………………………………………………………………..
2.3 Videregivelse af personoplysninger……………………………………..
2.4 Opbevaring af personoplysninger………………………………………..
2.5 Dokumentation………………………………………………………………………...
2.5.1 Den dataansvarlige……………………………………………………………..
2.5.2 Databehandleren…………………………………………………………….….
2.5.3 Formålet med behandlingen af personoplysninger……………..
2.5.4 Beskrivelse af kategorier af anvendte personoplysninger……
2.5.5 Tidsfrister for sletning………………………………………………………….
2.5.6 Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger……..
Samtykkeerklæring……………………………………………………………………….
Krav til Databehandleraftale………………………………………………….
|
De officielle GDPR definitioner:
Dataansvarlig: ”En fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger; hvis formålene og hjælpe midlerne til en sådan behandlinger fastsat i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, kan den dataansvarlige eller de specifikke kriterier for udpegelse af denne fastsættes i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret.”
Databehandler: ”En fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.”
|
|
§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§
Hold fast i begreberne (se de officielle definitioner nedenfor):
Den dataansvarlige - er den, der modtager de personlige oplysninger fra en kunde/klient og som har den personlige kontakt.
Databehandleren - er den, der behandler/opbevarer/har adgang til de personlige oplysninger.
Det er altid den dataansvarlige, der har det juridiske ansvar overfor den person, hvis data man modtager.
§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§ |
1. Lovgivningens rammer - teorien
Fortalen til Jyske Lov fra år 1241, som kong Valdemar gav, og Danerne vedtog, lyder således: ”Med lov skal land bygges”.
Og denne sætning gælder fortsat, således at vi som borgere i Danmark, har pligt til at følge landets lovgivning. Derfor skal personlige oplysninger behandles og anvendes på en lovlig, rimelig og gennemsigtig måde.
1.1 Baggrund
Baggrunden for dette resume af lovgivningens rammer for behandling af personoplysninger tager udgangspunkt i
- EU’s Persondataforordning (GDPR)
- Tilsluttende dansk lovgivning.
Formålet med lovgivningen er at sikre samtlige borgere i såvel EU som i Danmark en privatlivsbeskyttelse, således at der sikres arbejdsgange, der beskytter oplysningerne om den enkelte person.
1.2 Krav til behandling af personoplysninger
Forudsætningen for indhentning og opbevaring af personoplysninger er, at
- de er nødvendige
- de er rigtige og ajourførte
- de er tilgængelige for den person, de vedrører
- de kan slettes
- der foreligger en samtykkeerklæring, kontrakt eller juridisk forpligtigelse.
Enhver håndtering af personlige oplysninger er behandling.
Der er to typer af personoplysninger, som angivet i eksemplerne nedenfor:
|
Almindelige oplysninger |
Følsomme oplysninger |
|
Navn Adresse Telefonnummer Fødselsdato e-mailadresse Familieforhold Sociale problemer Stilling |
Helbredsmæssige eller seksuelle forhold Fagforeningsoplysninger CPR nr. (DK) Politisk/religiøs overbevisning Genestiske eller biomestriske data |
For at sikre, at en person ved, at behandleren opbevarer personlige data om den pågældende, skal der foreligge en samtykkeerklæring vedrørende den konkrete behandling. Denne kan ifølge dansk lovgivning være enten mundtlig eller skriftlig.
Afgivelse af en samtykkeerklæring skal være frivillig (uden pres eller tvang), specifik (knyttet til en konkret anvendelse) og informeret (hvad samtykket gives til) og i særlige tilfælde utvetydigt.
Formålet er at sikre, at de oplysninger, den dataansvarlige ønsker at få oplyst, kun er de nødvendige, at den dataansvarlige ved, at der er forskel på anvendelsen af oplysningerne og at den dataansvarlige ved, at ”ejeren” til konkrete personoplysninger alene er den person, som oplysningerne vedrører.
1.3 Ansvar
Der skelnes i Persondataforordningen imellem i hvert fald disse følgende hovedtyper af interessenter
- den dataansvarlige
- databehandleren, og
- tredjemand
Alle udover den dataansvarlige og databehandleren er tredjemand.
Databehandleren er en fysisk eller juridisk person, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne. Der må udelukkende anvendes databehandlere, som kan stille garantier i form af ekspertise, pålidelighed og ressourcer.
Man kan outsource opgaven, men ikke ansvaret. Derfor skal der være en skriftlig databehandleraftale imellem den dataansvarlige og databehandleren.
Formålet er at fastlægge ansvaret for håndteringen af personlige oplysninger, således at den dataansvarlige er den, der indsamler og bruger de personlige data og databehandleren, der både kan være den dataansvarlige selv, eller f.eks. en ekstern udbyder af bookingsystemer, systemer til journalføring eller udbydere af hjemmesider o.l.
1.4 Videregivelse af data
1.4.1 aftale om databehandling
Videregivelsen skal principielt
- være i en legitim (”berettiget”) interesse
- være baseret på en skriftlig aftale om ansvarsfordeling mm.
- udvise varsomhed i forbindelse med sociale medier
- være godkendt i en samtykkeerklæring
1.4.2 lovreguleret videregivelse
For lovgivningsmæssige krav om videregivelse af personlige oplysninger, kan der foreligge andre krav.
1.4.3 Back-up og ”cloud”
Her skal udbyderen dokumentere en sikker adgang og opbevaring.
Formåleter at sikre, at personlige data ikke ”slippes fri” eller ”lækkes” overfor tredjemand.
1.5 Opbevaring af personlige oplysninger
Der stilles krav til opbevaring af personlige oplysninger, såvel vedrørende
- en fysisk opbevaring, som
- en elektronisk opbevaring
Formålet er, som nævnt under 1.1 at sikre en privatlivsbeskyttelse. Opbevaringen skal beskrives, jf. punkt 1.6.
1.6 Dokumentationskrav
Den dataansvarlige er ansvarlig for og skal kunne påvise, at principperne for behandlingen af personoplysninger overholdes. Der er bl.a. følgende krav til dokumentationen, der skal foreligge skriftligt
- Navn og kontaktinformation på den dataansvarlige
- Formål med anvendelsen af personlige oplysninger
- Beskrivelse af kategorier af personoplysninger
- Evt. en generel angivelse af tidsfrister for sletning
- En beskrivelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (risikovurdering)
Formålet er, at kunne bevise at virksomheden har forstået og lever op til de retslige forpligtigelse, der er gældende i forbindelse med behandlingen af personoplysninger og at dette kan dokumenteres overfor myndighederne.
---ooOoo---
2. Sådan gør vi – praksis i ”zone10”
2.1 Behandlingen af personoplysninger
Den registrerede har altid ret til indsigt i egne data.
2.1.1 Typer af personoplysninger
I virksomheden zone10 indhentes de nødvendige personlige oplysninger til at kunne identificere personen og til at kunne stille en diagnose forud for iværksættelse af en behandling.
2.1.2 Samtykkeerklæring
Der indhentes altid en skriftlig samtykkeerklæring. Samtykkeerklæringen findes som bilag 1.
Behandlingen af ”Almindelige personoplysninger” kræver informeret samtykke (”mundtligt eller skriftligt indforstået”), mens behandlingen af ”Følsomme personoplysninger” kræver et udtrykkeligt samtykke (”frivilligt, specifikt og informeret viljestilkendegivelse”). ”Stiltiende” eller ”indirekte” samtykke er ikke gældende.
Personen har ret til at trække sit samtykke tilbage. I så fald slettes eller anonymiseres personens data.
2.2 Ansvar
2.2.1 Dataansvarlig
Den dataansvarlige er klinikkens indehaver.
2.2.2 Databehandler
Klinikken er en enkeltmandsvirksomhed, der anvender virksomheden Siteground Hosting Ltd., som udbyder online system til behandling og arkivering af personoplysninger samt bookingsystem.Der foreligger en skriftlig aftale imellem den dataansvarlige og udbydervirksomheden. Aftalen med udbydervirksomheden findes som bilag (Aftale 1).
Klinikken er en enkeltmandsvirksomhed, der anvender virksomheden Web-Regnskab, som udbyder online bogføringssystem til behandling og arkivering af personoplysninger samt faktureringssystem. Der foreligger en skriftlig aftale imellem den dataansvarlige og udbydervirksomheden, hvoraf opbevaringsfrister mm. fremgår. Aftalen med udbydervirksomheden findes som bilag (Aftale 2).
Klinikken er en enkeltmandsvirksomhed, der anvender virksomheden Sproom, som udbyder online faktureringssystem til behandling og arkivering af personoplysninger samt faktureringssystem. Der foreligger en skriftlig aftale imellem den dataansvarlige og udbydervirksomheden, hvoraf opbevaringsfrister mm. fremgår. Aftalen med udbydervirksomheden findes som bilag (Aftale 3).
Zone10 benytter bærbar pc og tilgår booking- og journalsystem samt muligt faktureringssystem med adgangskode, som ingen andre er bekendt med.
Alle oplysninger vedr. klienter er arkiveret hos ovenstående databehandlere, med hvilke jeg har databehandleraftaler.
2.3 Videregivelse af personlige oplysninger
Personlige oplysninger videregives aldrig til 3. part, uden kundens udtrykkelige skriftlige samtykke, medmindre særlovgivning siger noget andet.
Personen har ret til at få udleveret de oplysninger, som personen selv har tilvejebragt, eller at få dem videresendt til en anden dataansvarlig i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
2.4 Opbevaring af personlige oplysninger
Alle personlige oplysninger opbevares i et aflåst stålskab i klinikken.
Klinikken er en enkeltmandsvirksomhed, der anvender virksomheden Siteground Hosting Ltd., som udbyder online system til behandling og arkivering af personoplysninger samt bookingsystem.Der foreligger en skriftlig aftale imellem den dataansvarlige og udbydervirksomheden. Aftalen med udbydervirksomheden findes som bilag (Aftale 1).
Klinikken er en enkeltmandsvirksomhed, der anvender virksomheden Web-Regnskab, som udbyder online bogføringssystem til behandling og arkivering af personoplysninger samt faktureringssystem. Der foreligger en skriftlig aftale imellem den dataansvarlige og udbydervirksomheden, hvoraf opbevaringsfrister mm. fremgår. Aftalen med udbydervirksomheden findes som bilag (Aftale 2).
Klinikken er en enkeltmandsvirksomhed, der anvender virksomheden Sproom, som udbyder online faktureringssystem til behandling og arkivering af personoplysninger samt faktureringssystem. Der foreligger en skriftlig aftale imellem den dataansvarlige og udbydervirksomheden, hvoraf opbevaringsfrister mm. fremgår. Aftalen med udbydervirksomheden findes som bilag (Aftale 3).
Zone10 benytter bærbar pc og tilgår booking- og journalsystem samt muligt faktureringssystem med adgangskode, som ingen andre er bekendt med.
Alle oplysninger vedr. klienter er arkiveret hos ovenstående databehandlere, med hvilke jeg har databehandleraftaler.
2.5 Dokumentation
2.5.1 Den dataansvarlige
Virksomheden er ”zone10”, CVR nr. (33014864).
Den dataansvarlige er:
Lizet Bülow Mortensen
Apperupvej 37 C
DK-3140 Ålsgårde
Mobil +45 29721200
2.5.2 Databehandleren
Databehandleren er:
Web-Regnskab
(Advicecom Distribution ApS)
Cvr. 28994605
Kildegårdsvej 8C
2900 Hellerup
SiteGround Hosting Ltd.
3rd Floor, 11-12 St. James's Square
London SW1Y 4LB
Tlf.:+ 44.20.71839093
SPROOM
Visma e-conomic A/S
Langebrogade 1
1411 København K
CVR: 29 40 34 73
Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
2.5.3 Formålet med behandlingen af personlige oplysninger
Formålet er – ud fra kundens egne helbredsoplysninger og andre konkrete personoplysninger - at kunne identificere, diagnosticere og behandle kunden med zoneterapi, massageterapi mm. samt at kunne dokumentere den gennemførte behandling.
2.5.4 Beskrivelse af kategorier af anvendte personoplysninger
Følgende personlige oplysninger efterspørges:
|
Almindelige oplysninger |
Følsomme oplysninger |
|
Navn Stilling/arbejdsvilkår Adresse Telefonnummer e-mailadresse |
Årsag til henvendelse Medlemskab af sygeforsikringen og Sundhedsforsikring CPR nr. Anamnese Behandling |
2.5.5 Tidsfrister for sletning
Oplysninger, hvor sidste aktive dato er mere end 5 år gammel, destrueres på betryggende måde.
Er der forskningsmæssige hensyn, hvor oplysningerne indgår i anonymiseret form, eller er der verserende sager af juridisk karakter, kan oplysningerne opbevares i længere tid.
2.5.6 Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (risikovurdering)
|
Sikkerhedsforanstaltning |
Risikovurdering*) |
|
Adgangsforhold Opbevaring: I aflåst stålskab og via Siteground Booking System og Web-Regnskab, der hver især er ansvarlige for sikkerheden. Sikret datalinje ud af huset https Svar på henvendelser pr. e-mail og aftaler om konsultation Korrespondance på ”nettet” – der er password til pc’er Kommunikation med databehandler |
Middel Lav Lav Lav Lav Lav |
*) Risikovurderingen kan være Lav, Middel eller Høj
Ved brud på sikkerheden anmeldes dette til Datatilsynet senest 72 timer efter bruddet.
Her oplyses det, hvad konsekvenserne af sikkerhedsbruddet er samt oplyses, hvad der er gjort for at stoppe sikkerhedsbruddet, og – hvor det er muligt – underrettes de berørte personer .
---ooOoo---
Bilag 1, samtykkeerklæring
|
Samtykkeerklæring
Undertegnede
Navn _______________________________________________________
Adresse _______________________________________________________
Postnr. ______________ By ____________________________________
Telefon ______________
giver hermed mit udtrykkelige samtykke til, at
zone10 v/Lizet Bülow Mortensen Apperupvej 37 C 3140 Ålsgårde Mobil +45 29721200
opbevarer nødvendige personlige oplysninger om mig, for at jeg kan modtage den behandling, som diagnosticeres til at være nødvendig i forbindelse med min henvendelse.
Jeg bekræfter samtidig, at jeg er blevet informeret om, at
- samtykkeerklæringen kun er gyldig, fordi jeg har afgivet den frivilligt - oplysningerne udelukkende anvendes i forbindelse med det, min henvendelse vedrører - oplysningerne udelukkende anvendes i forbindelse med den behandling, der iværksættes - jeg til enhver tid har ret til indsigt i de opbevarede oplysninger - mine personlige oplysninger slettes senest 5 år efter sidste anvendelse - jeg kan tilbagekalde samtykkeerklæringen og at mine personlige oplysninger derefter slettes eller anonymiseres.
Dato ______________ ____________________________________ Underskrift
|
Bilag 2, indhold i databehandleraftalen
Følgende specifikke krav gælder til en databehandler aftale:
- databehandleren må kun behandle personoplysninger, efter en dokumenteret instruks fra den dataansvarlige
- den dataansvarlige skal sikre, at databehandlerens medarbejdere er underlagt fortrolighed/tavshedspligt
- databehandleren skal have passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
- databehandleren skal indhente godkendelse fra den dataansvarlige ved brug af underdatabehandlere
- databehandleren skal bistå den dataansvarlige i forhold til bl.a. at
a. sikre de registreredes rettigheder
b. sikre overholdelse af kravene til dataenes behandlingssikkerhed, notifikation og konsekvensanalyse
- databehandleren skal slette eller tilbagelevere personoplysninger ved aftalens ophør
- databehandleren stiller oplysninger/dokumentation til rådighed for den dataansvarlige og bidrager til revision og inspektioner
Det er den dataansvarlige, der skriftligt skal definere, hvilke personlige oplysninger, der overlades til databehandleren.
De øvrige punkter er de krav, som den dataansvarlige stiller til, at databehandleren beskriver og leverer skriftligt.
Typen af personoplysninger der behandles:
Behandlingerne indeholder personoplysninger i de nedenfor afkrydsede kategorier. Leverandørens og eventuelle underdatabehandleres niveau for behandlingssikkerhed bør afspejle oplysningernes følsomhed.
Almindelige personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6)
Almindelige personoplysninger
Følsomme personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9)
Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v.
Seksuelle forhold
Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og 9)
Væsentlige sociale problemer
Oplysninger om cpr-nummer (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 87)
CPR-numre
DATABEHANDLERAFTALER
Aftale 1: DPA Siteground Hosting Ldt.